Déclaration de confidentialité
1. Objet de la déclaration de confidentialité
La présente déclaration de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs de Certinfi sur les traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de l’accès à la plateforme, de la création de compte, de l’utilisation des espaces métier, de la gestion des abonnements, des missions, des échanges et des services associés.
Elle s’applique aux utilisateurs de la plateforme Certinfi, notamment aux personnes qui consultent le site, créent un compte, utilisent un espace métier, souscrivent un abonnement, sollicitent un service ou échangent avec Certinfi.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de Certinfi est :
- Responsable : M. DUMONT Guillaume
- Adresse postale : 508 Chemin du Pin, 83170 Brignoles
- Adresse e-mail de contact : serviceclient@certinfi.fr
- Numéro de téléphone : +33 7 81 88 76 31
3. Données personnelles concernées
Certinfi peut collecter et traiter différentes catégories de données personnelles selon le profil de l’utilisateur, le parcours suivi et les fonctionnalités utilisées.
Ces données peuvent notamment comprendre :
- les données d’identification : nom, prénom, société, fonction, identifiants de compte ;
- les données de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale ou professionnelle ;
- les données professionnelles : informations relatives au profil métier, au statut, à l’activité, aux justificatifs ou aux informations nécessaires à la validation d’un compte ;
- les données de connexion : identifiants techniques, logs, dates et heures de connexion, informations relatives à la sécurité du compte ;
- les données liées aux missions, aux échanges, aux documents, aux notifications et aux actions réalisées dans la plateforme ;
- les données de facturation et d’abonnement : formule, statut d’abonnement, informations de paiement traitées par le prestataire de paiement, références de transaction et factures ;
- les données transmises volontairement par l’utilisateur dans les formulaires, messages ou espaces prévus à cet effet.
4. Données particulières et vigilance métier
Compte tenu de la finalité de Certinfi et de la nature des services proposés, certaines informations traitées peuvent présenter un caractère sensible ou nécessiter une vigilance particulière, notamment lorsqu’elles concernent des situations professionnelles, des missions, des documents ou des données liées à des démarches spécifiques.
À ce stade, les catégories exactes de données dites sensibles ou particulières doivent être confirmées au regard des informations réellement collectées dans les formulaires, les espaces métier, les comptes-rendus, les documents et les échanges réalisés sur la plateforme.
Certinfi s’efforce de limiter les données collectées à ce qui est nécessaire au fonctionnement de la plateforme, à la gestion des comptes, à l’exécution des services, au respect des obligations applicables et à la sécurisation des accès.
5. Finalités des traitements
Les données personnelles collectées par Certinfi peuvent être traitées pour les finalités suivantes :
- permettre l’accès à la plateforme et à ses espaces sécurisés ;
- créer, gérer, valider, sécuriser ou désactiver les comptes utilisateurs ;
- gérer les profils métier, les informations de contact et les informations nécessaires au fonctionnement des services ;
- organiser les missions, les échanges, les réponses, les notifications et les documents associés ;
- gérer les abonnements, la facturation, les paiements, les reçus et les éventuelles résiliations ;
- envoyer des e-mails transactionnels, notifications de service ou messages nécessaires au fonctionnement de Certinfi ;
- assurer la sécurité de la plateforme, prévenir les accès non autorisés et détecter les anomalies ;
- répondre aux demandes de contact, d’assistance ou d’exercice de droits ;
- respecter les obligations légales, réglementaires, comptables ou contractuelles applicables ;
- améliorer le fonctionnement, l’ergonomie, la sécurité et la qualité des services proposés.
6. Bases légales des traitements
Selon les traitements concernés, Certinfi peut s’appuyer sur différentes bases légales prévues par la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.
Les traitements peuvent notamment reposer sur :
- l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, lorsque les données sont nécessaires à l’accès aux services, à la gestion d’un abonnement ou à l’utilisation de la plateforme ;
- le respect d’une obligation légale, notamment en matière comptable, fiscale, contractuelle ou de gestion des demandes d’exercice de droits ;
- l’intérêt légitime de Certinfi, notamment pour sécuriser la plateforme, prévenir les abus, gérer les notifications de service, améliorer l’expérience utilisateur ou assurer le suivi de l’activité ;
- le consentement de l’utilisateur, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains cookies, traceurs ou communications non strictement nécessaires au service.
7. Caractère obligatoire ou facultatif des données
Les informations demandées dans les formulaires Certinfi peuvent être obligatoires lorsqu’elles sont nécessaires à la création d’un compte, à la validation d’un profil, à l’accès aux services, à la gestion d’un abonnement, à la réalisation d’une mission ou au respect d’une obligation applicable.
Lorsque certaines données sont facultatives, leur absence peut limiter l’accès à certaines fonctionnalités ou réduire la qualité du service proposé, sans nécessairement empêcher l’utilisation de la plateforme.
8. Destinataires des données
Les données personnelles traitées dans le cadre de Certinfi sont destinées, selon les cas, aux personnes et services habilités à les consulter dans la limite de leurs missions.
Les destinataires peuvent notamment être :
- le responsable de la plateforme Certinfi et les personnes habilitées à en assurer la gestion ;
- les utilisateurs concernés par une mission, un échange, un document ou un parcours métier, lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service ;
- les prestataires techniques chargés de l’hébergement, de la maintenance, de l’envoi d’e-mails, de l’envoi de SMS, de la sécurité ou du paiement ;
- les prestataires de paiement, notamment pour la gestion des abonnements et transactions ;
- les conseils, administrations, autorités ou organismes habilités lorsque la loi l’exige ou lorsque cela est nécessaire à la défense des droits de Certinfi.
Certinfi ne vend pas les données personnelles des utilisateurs à des tiers.
9. Sous-traitants et prestataires techniques
Certinfi peut faire appel à des prestataires techniques ou sous-traitants pour assurer le fonctionnement de la plateforme, l’hébergement, la sécurité, l’envoi de notifications, la gestion des paiements, la maintenance ou certaines fonctionnalités.
Les prestataires actuellement identifiés comprennent notamment :
- Stripe, pour la gestion des paiements, abonnements, transactions et factures ;
- SMSFactor, pour l’envoi de SMS transactionnels ou notifications liées au service ;
- les services techniques liés à l’hébergement, à la sécurité, à l’envoi d’e-mails et au bon fonctionnement de la plateforme.
Ces prestataires n’interviennent que dans la limite des finalités définies par Certinfi et doivent présenter des garanties suffisantes en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles.
10. Transferts hors Union européenne
À la date d’entrée en vigueur de la présente déclaration de confidentialité, Certinfi n’identifie pas de transfert volontaire de données personnelles hors Union européenne dans le cadre de son fonctionnement courant.
Si un transfert hors Union européenne devenait nécessaire ultérieurement en raison de l’évolution d’un prestataire, d’un outil ou d’un service, Certinfi veillerait à l’encadrer par des garanties appropriées conformément à la réglementation applicable.
11. Durées de conservation
Certinfi conserve les données personnelles pendant une durée limitée, déterminée en fonction des finalités pour lesquelles elles sont traitées, des obligations légales applicables, des délais de prescription et des nécessités de gestion de la plateforme.
À titre indicatif, les données peuvent être conservées :
- pendant la durée d’existence du compte utilisateur ;
- pendant la durée nécessaire à la gestion d’un abonnement, d’une mission, d’un document ou d’un échange ;
- pendant les durées légales applicables aux documents comptables, contractuels ou justificatifs ;
- pendant une durée raisonnable à des fins de preuve, de sécurité, de prévention des litiges ou de gestion des demandes ;
- pendant la durée strictement nécessaire pour les logs techniques et données de sécurité.
12. Sécurité des données
Certinfi met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction.
Ces mesures peuvent notamment inclure la sécurisation des accès, la gestion des habilitations, la protection des espaces connectés, l’utilisation de connexions sécurisées, la journalisation de certains événements, la limitation des droits d’accès et la sensibilisation des personnes habilitées.
Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, l’utilisateur est également invité à protéger ses identifiants, à utiliser un mot de passe robuste et à informer Certinfi en cas de suspicion d’accès non autorisé.
13. Cookies et traceurs
L’utilisation de Certinfi peut impliquer le dépôt ou la lecture de cookies et autres traceurs sur le terminal de l’utilisateur.
Les modalités applicables aux cookies sont détaillées dans la politique de cookies de Certinfi, qui précise les types de traceurs utilisés, leurs finalités, les choix offerts à l’utilisateur et les moyens de gérer le consentement.
14. Droits des personnes concernées
Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent de plusieurs droits sur leurs données personnelles, dans les conditions et limites prévues par les textes.
Ces droits peuvent notamment comprendre :
- le droit d’accès aux données personnelles les concernant ;
- le droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- le droit d’effacement, lorsque les conditions légales sont réunies ;
- le droit à la limitation du traitement ;
- le droit d’opposition, lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ;
- le droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
- le droit de retirer un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
- le droit de définir des directives relatives au sort des données après le décès, lorsque ce droit est applicable.
15. Exercice des droits
Pour exercer ses droits ou poser une question relative au traitement de ses données personnelles, l’utilisateur peut contacter Certinfi à l’adresse suivante :
- E-mail : serviceclient@certinfi.fr
- Téléphone : +33 7 81 88 76 31
- Adresse postale : 508 Chemin du Pin, 83170 Brignoles
La demande doit permettre d’identifier clairement la personne concernée et le droit qu’elle souhaite exercer. Certinfi pourra demander des informations complémentaires lorsque cela est nécessaire pour confirmer l’identité du demandeur ou traiter la demande.
16. Réclamation auprès de la CNIL
Si l’utilisateur estime, après avoir contacté Certinfi, que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, il peut introduire une réclamation auprès de la CNIL.
La CNIL est l’autorité française chargée de veiller à la protection des données personnelles et d’accompagner les personnes dans l’exercice de leurs droits.
17. Mise à jour de la déclaration de confidentialité
Certinfi peut modifier la présente déclaration de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de la plateforme, des services proposés, des traitements réalisés, des outils utilisés ou de la réglementation applicable.
La version applicable est celle publiée sur le site à la date de consultation. En cas de modification importante, l’utilisateur pourra être informé par tout moyen approprié.
18. Contact
Pour toute question relative à la présente déclaration de confidentialité ou à la protection des données personnelles sur Certinfi, l’utilisateur peut contacter Certinfi à l’adresse suivante :
- E-mail : serviceclient@certinfi.fr
- Téléphone : +33 7 81 88 76 31
- Adresse postale : 508 Chemin du Pin, 83170 Brignoles